有关公司合同档案管理的相关规定
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____年____月____日发布(____)法合档案字第____号
第一条 为加强本公司的合同档案管理,根据公司合同管理规定(____公司合字第____号)的规定,制定本规定。
第二条 合同档案的保存期限为五年,由公司档案处负责保管。
第三条 公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门,也应当保存一份完整的合同档案资料。
第四条 合同订立后,主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。
合同履行完毕后十日内,主办单位应将全部合同资料整理成册,按照时间顺序先后编排,装订成册,正本送交档案处,并制作副本一份交法律顾问室。档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。
第五条 根据工作情况,需要查阅档案的,应当由查阅部门提出申请,报经主管总经理批准同意后,到档案处办理借阅手续。
借阅档案原则上应在档案阅读室查阅,不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的,应经主管领导批准后,方可带出。
第六条 发生诉讼或者仲裁的`合同,其合同档案中应付有诉讼或者仲裁的全部资料。 诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要,法律顾问室借用原件后应在十日内归还。如果不能按期归还,应说明理由并报经领导阅知。
第七条 主办单位未能按本规定办理归档手续的,对直接责任人扣发一个月的奖金。 借阅档案人丢失档案的,根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理,并给予扣发3—12个月奖金处罚。
第八条本 规定经董事会讨论通过后由总经理发布,修改时亦同。
第九条本 规定自____年____月____日起施行。
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