浅析网络时代的邮件礼仪
来源:学问馆 本文已影响2.68W人
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从交际的角度来看,礼仪可以说是人际交往中适用的一种艺术、一种交际方式或交际方法,是人际交往中约定俗成的示人以尊重、友好的习惯做法。下面是小编收集的网络时代的邮件礼仪,希望可以帮助大家!
要记住的是:写邮件的出发点一定要站在收件人的角度看,如何能高效快速了解自己想要传递的信息,而不仅是发件人方便发送和自说自话。
第一、正式的显示名和总结性的标题。
邮件接收者首先看到的是两样东西:显示名和标题。
显示名必须用真名。比如“XX公司”或“YY部门”,个性化、诗意化、二次元的名字不要用在办公邮件里。
总结概括性的标题:20字内总结概括,凸显核心内容。比如“你好”“来自XX公司”都不是一个好标题,“请审阅:X公司关于Y项目的报告”才是一个好标题。
第二、简单大方的格式。
内容格式:用一种字体、一样大小、一个颜色。
排版方式:段落、缩进和加粗。
段落负责阅读逻辑;缩进负责层次关系;加粗负责突出重点。
第三、逻辑清晰的.正文。
称谓和问候语:可以说“尊敬的X总,您好”“见信好”。
邮件正文:一定要分段,每段只讲一件事情。
邮件标题是全文概括,每段的首句概括全段。用小段不用大段;用短句不用长句;用简单词不用复杂词;能用100字讲清楚的事,不用101个字。
结尾部分:总结内容,强调需要他跟进的事情,可以说“请回复、请指正、请处理、请知悉、请批复”。
祝词:“祝:商祺!”“祝:安好!”。
署名: 真名。比如“XXX”“YY部门”。
日期: 插入数字式日期。比如“xx年xx月xx日”。
第四、良好的回信习惯。
收到邮件尽快回复,就算当时没空,也要回复一句“已收到,稍后回复您”,让对方知道收到了,而不是怀疑发送失败。回信的专业方式,代表你的能力、效率,对他的重视程度,代表你的职业化程度。
如果邮件来来回回,甚至讨论的主题都发生变动,可以修改主题或者重起一封新邮件,而不是文不对题的盖楼。
最后,按下“发送”键之前,再次检查附件、正文、标题、收件人是否有遗漏;通读三遍内容,保证写出来的意思与希望达成的结果是相符的;打开附件看看格式是否发生变化。发出去的邮件就是泼出去的水,可以设置一分钟后再发送,留有后悔的余地。
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