建设HRMS六大误区与陷阱—铂金中国公司总裁先树森专访
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■ 本报特约记者 吴文
铂金中国公司总裁先树森向来以幽默、智慧、经验丰厚而活跃于国内各种大型人力资源管理会议上。在本次大会上,先树森一改以前“如何成功实施HR系统”的主题,而以“十大误区和陷阱”忠告与会观众,他结合铂金公司400多个企业用户的经验,深入浅出,娓娓道来,为整个会议留下了精彩的一笔。
谈到为什么要换做这样的一个主题,先树森说:“之所以能够总结出这么多的误区和陷阱,一方面是回顾和整理了我们为400多个HRMS系统用户服务的经验和教训,这凝聚着太多的经验和智慧,是值得与客户来分享的,当然全部的经验不止这10条;另一方面,我们也看到,从去年到今年,一下子冒出了很多新的HR软件供应商,这会使不少企业在选择和实施HR系统时迷失方向,我们的使命在于使客户能够冷静、理智地引入HR系统。”
笔者从十个误区中挑选了六个误区进行分享,但愿能对读者有所启发。
误区之一:要打算上HR系统了,HR经理向老总汇报,老总非常鼓励地说:“你做做看吧……”,HR经理热情高涨,殊不知老总心里想:“这事儿再说吧。”
陷阱:结果是,HR经理“剃头担子一头热”,到最后预算不够,甚至没有,IT资源配合不够,项目很快夭折……
解决之道:通过各种途径,让老总认为上HR系统不仅非常迫切,而且收益匪浅。
误区之二: 一旦定下要上系统,马上约来HRMS供应商演示产品,只听HRMS销售天花乱坠的吹嘘,要什么有什么,无所不能。
陷阱:合同很快签了,但等待的却是大量的二次开发,而且项目被一拖再拖。
解决之道:给供应商一些自己的数据,按照自己的要求计算出来,把整个流程按照自己的需要在自己面前做出。另外,事先把商业需求写下来,做详细的需求分析,并进行规划,然后再约演示。
误区之三:自家IT部门人员充足,买不如做,既省钱又具个性化,或者干脆外包开发……
陷阱:背上了软件开发项目极容易失败的包袱。
解决之道:用公司自己的IT部门去写,有几个大问题:第一,HR经理要把自己的要求写下来,然后去按这种需求去开发,本身要保证开发的质量,等写出来时,如果你公司的人力资源管理需求有了变化,还要去花很多时间维护该系统。第二个问题是,IT部门不一定会保证留下写好的文档,如果IT人员离去了,很难维护。基本设计完毕后,再升级的可能性会很小。另外,购买外来系统,可以借鉴更多企业的最佳做法,并且有机会和同行交换经验,自己做就没有这样的机会了。
误区之四:上 HRMS只是HR部门的工作,与其他部门无关,不需要其他人参与,甚至不需要HR专员的参与……
陷阱:普通员工和部门经理将HRMS拒之门外,痛恨或者不愿使用该系统。
解决之道:企业在引入HRMS时,一个很大的挑战就是它要改变员工和经理们的工作习惯,上一个系统很容易,困难在于如何使每个人都习惯使用并且充分使用,比如利用网络进行绩效评估,不见得所有人都习惯并赞同。上系统,带来的不仅是工作手段的变化,也是文化的变化,HRMS的项目团队不过几个人,如何影响整个企业中的几百人甚至是几万人有条不紊地使用系统,需要分步来实现,并且要让不同角色的人员参与进来。
误区之五:系统上线了,就万事大吉了。
陷阱:由于对系统缺乏维护,系统里的数据过时、凌乱,导致对系统丧失热情,转而使用Excel,结果系统束之高阁。
解决之道:应该清楚,除了供应商每年要对系统进行维护外,系统的使用者必须经常对系统进行数据的输入、整理;并经常对使用者进行培训,加强与供应商的沟通;在相关人员变动时,不仅要作好文档管理,而且要作好新使用者的培训,培训新使用者的热情。
误区之六:我是HR经理,对IT并不懂,选HRMS系统的事,还是交给IT部门吧。
陷阱:IT部门不会从人力资源业务需求的角度进行选择,结果导致系统无法使用,变成鸡肋。
解决之道:在选择HRMS时,IT仅仅能扮演一定的角色,即他们只能从系统架构、数据库、安全机制等方面把关,其他的需求必须得HR部门的人自己来定,不能过分依赖IT人员。IT的意见很重要,但IT的意见并不代表一切。
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